Phần mềm lễ tân khách sạn: ca trực nhẹ tênh, khách nào cũng được chăm đúng lúc

Đầu ca: nhận ca và xem việc hôm nay

Mở ca và nhập tiền đầu ca. Dải "Hôm nay" cho biết có bao nhiêu khách đến, khách quá giờ nhận phòng, khách đi và phòng cần dọn. Cả ca trực nằm trên một màn: phòng theo tầng, lịch đặt phòng 21 ngày, tin nhắn khách chưa đọc ngay trên thanh đặt phòng.

Khách gọi hỏi phòng: trả lời ngay, giữ chỗ bằng khoá nhanh

Xem phòng trống trên lịch, khoá nhanh để giữ chỗ trong lúc chờ khách chốt.

Khách đến: nhận phòng

Khách đặt online đưa mã đặt phòng, gõ mã là ra đúng đơn; khách vãng lai thì tạo đặt phòng mới. Quét CCCD để điền thông tin khách, rồi nhận phòng từ ô phòng theo từng bước. Khách thuê giờ, trong ngày hay qua đêm đều nằm trên cùng một lịch. Khách nhận phòng sớm thì phần mềm gợi ý phụ phí, lễ tân chốt hoặc miễn.

Thu tiền đúng khách, đúng số, không sợ nhầm

Mỗi khoản thu gắn vào hoá đơn phòng của lượt khách và có biên nhận. Khách chuyển khoản thì hiện mã QR đúng số tiền cần thu; tiền vào tài khoản của khách sạn.

Trong ca: báo dọn phòng

Giao việc dọn phòng cho nhân viên buồng phòng và xem phòng nào đang dọn, đã sạch.

Trong ca: khách nhắn là thấy, không sót tin nào

Khách quét mã QR trong phòng để nhắn lễ tân, không cần tải ứng dụng; xin khăn, hỏi trả phòng muộn, nhờ gọi xe đều nhắn ở đó, bằng tiếng của khách, lễ tân đọc bằng tiếng Việt. Người đang trực nhận thông báo ngay, tin nhắn chưa đọc hiện trên lịch phòng. Không phải canh Zalo, Messenger, WhatsApp cùng lúc.

Khách đi: trả phòng

Trả phòng từ ô phòng, thu nốt phần còn lại và in hoá đơn cho khách.

Việc cần chủ xem lại

Lễ tân vẫn làm được việc của mình; những thao tác về tiền cần xem lại sẽ vào mục Chờ duyệt cho chủ hoặc quản lý. Thao tác quan trọng có nhật ký ghi đúng người làm.

Cuối ca: giao ca rõ ràng, về nhà thanh thản

Đóng ca thì nhập tiền đếm được, khớp hay lệch bao nhiêu hiện ngay, kèm ghi chú bàn giao cho ca sau. Phiếu bàn giao ca in ra có tổng thu trong ca, thu theo từng cách trả, trạng thái phòng và các giao dịch trong ca. Muốn biết sổ giao ca nên ghi những gì, xem bài "Mẫu sổ giao ca lễ tân".

Cuối ngày: kiểm toán đêm

Ca đêm chạy kiểm toán đêm và chốt ngày.

Câu hỏi thường gặp

Cả quầy dùng chung một máy được không?

Được, nhưng mỗi người nên đăng nhập bằng tài khoản riêng để nhật ký ghi đúng người làm.

Lễ tân dùng điện thoại thay máy tính được không?

Được. NamiOps chạy trên trình duyệt của cả máy tính và điện thoại.

Lễ tân mới thì tập thế nào?

Cho chạy mô phỏng một ngày ở quầy lễ tân trên namiops.com: nhận phòng, thu tiền bằng mã QR, khoá nhanh, giao việc dọn phòng, trả phòng, không cần tài khoản.

Có dùng thử được không?

Đăng ký là được dùng thử miễn phí 21 ngày.