Cách chọn phần mềm quản lý khách sạn: 10 tiêu chí để chọn một lần, dùng lâu dài
Chọn phần mềm quản lý khách sạn giống chọn một người cộng sự: hợp thì việc trơn tru mỗi ngày, không hợp thì ngày nào cũng vướng. Tìm "phần mềm quản lý khách sạn" sẽ ra rất nhiều lựa chọn và nhiều bài xếp hạng. Bài này không xếp hạng bên nào. Bài đưa ra các tiêu chí để bạn tự so theo đúng cơ sở của mình, và ở mỗi tiêu chí ghi cách NamiOps đáp ứng để có một ví dụ cụ thể.
1. Đúng loại hình và cách cho thuê của bạn
Khách sạn, nhà nghỉ, homestay, căn hộ có cách vận hành khác nhau. Hỏi: phần mềm có cho thuê theo giờ, trong ngày, qua đêm không, có nằm chung một lịch không? Ví dụ NamiOps: có sẵn 11 loại hình cơ sở; theo giờ, trong ngày, qua đêm trên một lịch.
2. Lịch phòng nhìn một lần là hiểu
Lễ tân phải biết ngay phòng nào trống, phòng nào có khách, phòng nào cần dọn. Ví dụ NamiOps: màn "Hôm nay" gom phòng theo tầng, lịch đặt phòng 21 ngày, việc đến, đi, dọn trong ngày và tin nhắn khách chưa đọc trên một màn.
3. Tiền đi theo từng khách, không theo trí nhớ
Hỏi: mỗi khoản thu có gắn vào hoá đơn của khách và có biên nhận không; sửa hay huỷ một khoản thu có để lại dấu vết không? Ví dụ NamiOps: mỗi lượt khách một hoá đơn, mỗi khoản thu có biên nhận; thao tác quan trọng có nhật ký.
4. Tiền khách chuyển khoản về tài khoản của ai
Có phần mềm thu hộ rồi mới trả lại cho khách sạn. Hỏi rõ tiền đi đường nào và bao lâu thì về. Ví dụ NamiOps: mã QR đúng số tiền, tiền vào thẳng tài khoản của khách sạn, NamiOps không giữ tiền.
5. Giao ca có đếm tiền
Tiền mặt là chỗ dễ lệch. Hỏi: có mở ca, đóng ca và đếm tiền mặt không, chênh lệch có hiện ra không? Ví dụ NamiOps: có.
6. Quyền theo vai trò và nhật ký
Lễ tân, buồng phòng, kế toán, chủ nên thấy và làm những việc khác nhau. Ví dụ NamiOps: mỗi người một tài khoản và vai trò, có nhật ký; một số việc về tiền của lễ tân vào mục Chờ duyệt cho chủ xem lại.
7. Dùng được trên điện thoại
Chủ khách sạn nhỏ hiếm khi ngồi cố định một chỗ. Ví dụ NamiOps: chạy trên trình duyệt điện thoại, thêm được vào màn hình chính; có thông báo đẩy.
8. Khách đặt thẳng và khách nước ngoài
Hỏi: có trang đặt phòng riêng không, có bao nhiêu ngôn ngữ, nói chuyện với khách nước ngoài thế nào? Ví dụ NamiOps: trang đặt phòng riêng đa ngôn ngữ; khách quét mã QR trong phòng để nhắn, không cần tải ứng dụng, tin nhắn tự dịch hai chiều.
9. Dữ liệu và bảo mật
Dữ liệu khách và tiền là của khách sạn. Hỏi: có xuất dữ liệu ra được không, đăng nhập có lớp bảo vệ thứ hai không? Ví dụ NamiOps: xuất gói sao lưu ra tệp CSV; có xác thực hai lớp.
10. Dùng thử, chi phí và hỗ trợ
Dùng thử phải đủ dài để chạy song song với cách cũ tối thiểu một tuần. Hỏi rõ: sau dùng thử trả bao nhiêu, tính theo phòng hay theo cơ sở, thêm người dùng có tốn thêm không, hỗ trợ bằng tiếng Việt vào giờ nào. Ví dụ NamiOps: dùng thử miễn phí 21 ngày, có mô phỏng một ngày ở quầy để xem trước mà không cần tài khoản.
Khi xem thử một phần mềm, hãy tự làm 6 việc này
- Nhận một khách qua đêm và một khách theo giờ vào cùng một phòng, khác ngày
- Thu tiền mặt một khách, chuyển khoản một khách, rồi xem tiền nằm ở đâu
- Đổi phòng cho khách đang ở
- Đóng ca với số tiền đếm lệch vài chục nghìn, xem phần mềm báo thế nào
- Vào bằng tài khoản lễ tân, thử làm việc chỉ chủ mới được làm
- Mở trên điện thoại và xem hôm nay thu được bao nhiêu
Phần mềm nào làm trôi chảy cả sáu việc trên với chính dữ liệu của bạn thì đáng để chạy thử lâu hơn. Chọn đúng một lần, bạn có thêm thời gian cho khách thay vì cho sổ sách.
Bắt đầu với NamiOps
Miễn phí · Dùng thử 21 ngày · NamiOps đang trong giai đoạn thử nghiệm.