Mẫu sổ giao ca lễ tân và cách giao ca không lệch tiền
Mười phút giao ca có thể quyết định một buổi tối yên ổn hay một đêm ngồi dò sổ. Đây là lúc dễ rơi việc và lệch tiền: người ca trước muốn về, người ca sau chưa nắm hết. Một cuốn sổ giao ca ghi đủ mục, cộng với cách đếm tiền rõ ràng, giải quyết phần lớn chuyện này. Dưới đây là mẫu sổ bạn có thể chép dùng ngay.
Sổ giao ca lễ tân cần ghi những gì
| Mục | Ghi gì |
|---|---|
| Thông tin ca | Ngày, ca (sáng, chiều, đêm), giờ giao, người giao, người nhận |
| Tiền mặt | Tiền đầu ca; thu tiền mặt trong ca; chi tiền mặt trong ca; tiền cuối ca theo sổ; tiền đếm thực tế; chênh lệch và lý do |
| Tiền không phải tiền mặt | Các khoản chuyển khoản, quét mã QR, quẹt thẻ trong ca, để đối chiếu với tài khoản ngân hàng |
| Phòng | Phòng đang có khách; khách sắp đến trong ca sau; khách sắp đi; phòng chờ dọn; phòng hỏng hoặc đang khoá |
| Khách | Khách chưa trả đủ tiền; yêu cầu riêng (gọi dậy, đặt xe, thêm giường); đồ khách gửi |
| Việc dở | Đặt phòng chờ khách xác nhận; cuộc gọi cần gọi lại; sự cố chưa xử lý xong |
| Đồ của quầy | Chìa khoá, thẻ phòng, két tiền, máy quẹt thẻ, đồ khách bỏ quên |
| Xác nhận | Chữ ký người giao và người nhận |
Phần tiền mặt: một dòng công thức
Tiền cuối ca theo sổ = tiền đầu ca + thu tiền mặt − chi tiền mặt. Ví dụ: đầu ca 2.000.000 ₫, thu tiền mặt 3.450.000 ₫, chi 300.000 ₫ (mua nước, trả tiền giặt), thì cuối ca theo sổ là 5.150.000 ₫. Đếm thực tế ra 5.100.000 ₫ thì ghi chênh lệch −50.000 ₫ và lý do nếu tìm ra.
Cách giao tiền mặt giữa hai ca
- Giữ quỹ đầu ca cố định (ví dụ luôn 2.000.000 ₫ tiền lẻ), phần dư nộp riêng
- Đếm trước mặt cả hai người, đếm theo từng mệnh giá
- Ghi số đếm được trước, rồi mới so với số trên sổ
- Lệch thì ghi ngay vào sổ, không tự bù hay tự lấy ra cho khớp
- Cả hai cùng ký; chủ xem lại các ca có chênh lệch trong ngày
Vì sao cuối ca hay lệch tiền
- Thối tiền nhầm lúc đông khách
- Chi tiền mặt mua đồ nhưng quên ghi
- Khách chuyển khoản mà ghi nhầm là tiền mặt, hoặc ngược lại
- Một khoản thu bị ghi hai lần, hoặc thu cọc mà chưa ghi
- Đổi tiền lẻ cho khách hay cho đồng nghiệp mà không ghi
Phần lớn các lỗi trên đến từ việc ghi tay sau khi thu. Ghi ngay lúc thu, gắn vào đúng khách, là cách chặn hiệu quả.
Giao ca trên phần mềm: nhanh, rõ, không ai phải dò sổ
Trên NamiOps, lễ tân mở ca bằng tiền đầu ca; phần mềm tự tính quỹ dự kiến bằng tiền đầu ca cộng tiền mặt thu trong ca, trừ tiền mặt hoàn cho khách. Đóng ca thì nhập tiền đếm được, khớp hay lệch bao nhiêu hiện ngay, kèm ghi chú bàn giao. Phiếu bàn giao ca in ra có tổng thu trong ca, thu theo từng cách trả, trạng thái phòng và các giao dịch trong ca. Mỗi khoản thu đã gắn vào hoá đơn của từng khách, nên không còn cảnh ngồi cộng lại sổ. Ca sau mở lịch là biết có bao nhiêu khách đến, khách đi và phòng cần dọn.
Bắt đầu với NamiOps
Miễn phí · Dùng thử 21 ngày · NamiOps đang trong giai đoạn thử nghiệm.