Quản lý homestay cần những gì: để khách thấy như về nhà, chủ vẫn nhẹ nhàng

1. Một lịch phòng chung cho mọi kênh

Khách đến từ điện thoại, Zalo, Facebook, các sàn đặt phòng. Tất cả phải về một lịch, nếu không sẽ có ngày nhận trùng hai khách một phòng. Trên NamiOps: lịch phòng theo ngày cho thấy phòng trống, có khách, cần dọn; khách đang hỏi thì khoá nhanh để giữ chỗ.

2. Giá và chính sách viết sẵn

• Giá ngày thường, cuối tuần, ngày lễ
• Tiền cọc bao nhiêu, huỷ trước bao lâu thì được hoàn
• Giờ nhận phòng, giờ trả phòng, phụ thu trả muộn
• Số khách tối đa mỗi phòng, có nhận thú cưng hay không

Viết một lần, gửi cùng tin nhắn xác nhận, để khách và mình hiểu giống nhau.

3. Đón khách và nhận phòng

Gửi trước đường đi, ảnh cổng, số điện thoại người đón. Nhận giấy tờ, ghi thông tin khách và khai báo lưu trú theo quy định. Trên NamiOps: quét CCCD để điền thông tin khách, nhận phòng từ ô phòng theo từng bước. Homestay không có người trực cả ngày thì nhắn mật khẩu cổng, mật khẩu phòng cho đúng khách trong khung chat của đơn: khách tới nơi tự vào, gần như không cần gặp ai.

4. Dọn phòng và đồ dùng

Có danh sách kiểm sau mỗi lượt dọn: ga gối, khăn, nước uống, đồ vệ sinh, rác, thiết bị điện. Người dọn biết phòng nào cần dọn trước. Trên NamiOps: biết phòng nào chờ dọn, ai đang dọn; giao việc dọn cho từng người.

5. Nói chuyện với khách nước ngoài

Không giỏi ngoại ngữ vẫn trả lời được nếu có công cụ dịch đúng chỗ. Trên NamiOps: khách quét mã QR trong phòng là nhắn được bằng tiếng của mình, không cần tải ứng dụng, tin nhắn tự dịch hai chiều; trang đặt phòng đa ngôn ngữ.

6. Thu tiền rõ ràng

Mỗi khoản cọc, khoản thu đều có biên nhận và ghi vào đúng khách. Trên NamiOps: mỗi lượt khách một hoá đơn; mã QR đúng số tiền, tiền vào thẳng tài khoản của homestay.

7. Khi chủ vắng nhà

Giao việc cho người nhà hoặc nhân viên theo vai trò, và vẫn biết việc gì đang diễn ra. Trên NamiOps: mỗi người một tài khoản, một vai trò, có nhật ký; chủ nhận thông báo trên điện thoại. Khách nhắn tin qua mã QR thì người đang trực được báo ngay. Xem thêm bài "Cách quản lý khách sạn, nhà nghỉ, homestay từ xa".

8. Sổ sách mỗi tháng

Cộng doanh thu, chi phí, xem lời-lỗ để biết giá đang hợp lý chưa. Trên NamiOps: ghi chi phí, xem lãi/lỗ và kiểm toán cuối ngày. Mẫu báo cáo xem ở bài "Mẫu báo cáo doanh thu, thu chi cho khách sạn nhỏ".

9. Một trang để khách đặt thẳng

Khách cũ, khách được giới thiệu nên có chỗ đặt thẳng. Trên NamiOps: homestay có sẵn trang đặt phòng riêng.