Quản lý nhà nghỉ bằng sổ, Excel hay phần mềm?
Nhiều nhà nghỉ bắt đầu bằng một cuốn sổ ở quầy, rồi chuyển sang file Excel. Cả hai đều dùng được, cho tới khi số phòng, số ca và số người cùng ghi tăng lên. Bài này so ba cách để bạn biết mình đang ở đâu và khi nào nên đổi.
Sổ quản lý nhà nghỉ thường ghi gì
- Ngày giờ khách vào, giờ dự kiến ra
- Số phòng, thuê theo giờ hay qua đêm
- Tên khách, số giấy tờ tuỳ thân
- Giá phòng, đã thu bao nhiêu, thu bằng tiền mặt hay chuyển khoản
- Ca trực và người nhận tiền
- Ghi chú: gửi xe, mượn thêm đồ, hư hỏng trong phòng
Nếu còn dùng sổ, hãy kẻ sẵn đủ các cột trên để cuối ngày cộng tiền cho nhanh và bàn giao ca cho rõ.
Sổ tay: rẻ, quen tay, nhưng chỉ nằm ở quầy
Được: không tốn tiền, ai cũng ghi được, không cần mạng.
Vướng: chỉ người đứng quầy mới xem được; cộng tiền cuối ngày bằng tay dễ sai; chữ khó đọc, rách hay mất sổ là mất dữ liệu; muốn biết phòng nào sắp trống phải lật lại từng trang.
Excel: cộng tiền nhanh, nhưng không tự biết phòng trống
Được: công thức tự cộng; lọc được theo ngày, theo phòng; lưu được nhiều tháng.
Vướng: file gửi qua Zalo dễ thành nhiều bản khác nhau; bảng tính không tự báo khi hai khách bị xếp trùng giờ vào một phòng; gõ trên điện thoại rất khó; xoá nhầm một công thức là sai cả bảng; file trên máy không cho biết ai đã sửa dòng nào.
Phần mềm: tự biết phòng trống, tiền theo ca, xem được từ xa
Được (lấy NamiOps làm ví dụ): lịch phòng cho thấy phòng trống, có khách, cần dọn; theo giờ và qua đêm trên một lịch; tiền đi theo hoá đơn từng khách, giao ca có đếm tiền mặt; chủ xem được trên điện thoại khi vắng mặt.
Vướng: lúc đầu phải nhập danh sách phòng và giá; cần có mạng; với phần mềm nào cũng nên hỏi rõ chi phí sau thời gian dùng thử.
So nhanh ba cách
| Sổ tay | Excel | Phần mềm (ví dụ NamiOps) | |
|---|---|---|---|
| Biết phòng nào trống | Lật sổ | Tự cập nhật bảng | Xem trên lịch phòng |
| Theo giờ lẫn qua đêm | Ghi tay | Tự kẻ cột | Cùng một lịch |
| Cộng tiền cuối ngày | Bằng tay | Bằng công thức | Theo hoá đơn từng khách |
| Tiền theo ca | Ghi tay | Khó | Mở, đóng ca có đếm tiền |
| Xem khi vắng mặt | Không | Nếu có file chung | Trên điện thoại |
| Chi phí lúc đầu | Gần như không | Không | Dùng thử miễn phí 21 ngày |
Khi nào nên chuyển sang phần mềm
- Có từ hai người trở lên cùng ghi sổ
- Đã từng xếp khách vào phòng đang có người
- Cuối ca tiền mặt không khớp mà không biết lệch ở đâu
- Chủ phải gọi điện hỏi mới biết hôm nay thu được bao nhiêu
- Có cả khách theo giờ lẫn khách qua đêm
Gặp từ hai dấu hiệu trở lên là lúc nên cân nhắc chuyển.
Chuyển từ sổ sang phần mềm: bắt đầu từ đâu
- Lập danh sách phòng và loại phòng
- Ghi giá theo giờ, theo đêm cho từng loại phòng
- Thêm nhân viên và vai trò của từng người
- Nhập khách đang ở và các đặt phòng sắp tới
- Chạy song song sổ và phần mềm vài ngày, khớp rồi mới bỏ sổ
Muốn xem trước khi đăng ký thì thử mô phỏng một ngày ở quầy lễ tân trên namiops.com.
Bắt đầu với NamiOps
Miễn phí · Dùng thử 21 ngày · NamiOps đang trong giai đoạn thử nghiệm.