Quy trình check-in, check-out cho khách sạn nhỏ: đón khách ấm áp, tiễn khách trọn vẹn
Có hai khoảnh khắc khách nhớ lâu: lúc bước vào và lúc rời đi. Một lời chào đúng tên, một căn phòng sẵn sàng, một hoá đơn rõ ràng lúc trả phòng là đủ để khách muốn quay lại. Ở khách sạn nhỏ, một lễ tân thường làm cả hai, có khi cùng lúc với nghe điện thoại. Quy trình dưới đây giữ cho mọi lượt nhận, trả phòng đi đúng thứ tự, không sót tiền, không giao nhầm phòng.
Trước khi khách đến
- Đầu ca, xem danh sách khách đến trong ngày và giờ dự kiến
- Kiểm phòng sẽ giao đã dọn xong và đã kiểm
- Đọc ghi chú riêng của từng khách (giờ hẹn đến, giường phụ, đón sân bay, đến muộn)
- Chuẩn bị sẵn chìa khoá hoặc thẻ phòng
Quy trình check-in: 7 bước
- Chào khách, hỏi tên người đặt phòng
- Đối chiếu đặt phòng: ngày đến, ngày đi, loại phòng, giá, số khách
- Nhận giấy tờ tuỳ thân, ghi thông tin khách; nhớ khai báo lưu trú cho khách theo quy định
- Nói rõ giá, giờ trả phòng, phụ thu nếu có, wifi, giờ ăn sáng
- Thu tiền hoặc tiền cọc theo chính sách của khách sạn, đưa biên nhận
- Giao chìa khoá, chỉ đường lên phòng, và chỉ cho khách chỗ nhắn lễ tân khi cần
- Cập nhật phòng sang trạng thái có khách ngay, đừng để cuối ca mới ghi
Khách không đặt trước
Xem phòng trống, báo giá theo đêm hoặc theo giờ, hỏi giờ dự kiến trả phòng, rồi làm như các bước 3 tới 7. Với khách theo giờ, ghi rõ giờ vào để lúc trả phòng tính đúng.
Quy trình check-out: 6 bước
- Báo buồng phòng kiểm phòng: đồ uống đã dùng, đồ hỏng, đồ khách bỏ quên
- Cộng tiền: tiền phòng, dịch vụ, phụ thu trả muộn theo chính sách đã báo lúc nhận phòng, trừ phần khách đã trả
- Thu phần còn lại bằng tiền mặt, chuyển khoản hoặc thẻ
- Đưa hoá đơn hoặc biên nhận cho khách
- Nhận lại chìa khoá, trả lại giấy tờ nếu có giữ
- Báo dọn phòng, cảm ơn khách và mời khách quay lại
Lỗi hay gặp
- Giao phòng chưa dọn xong vì nhìn nhầm trạng thái
- Quên thu phụ thu đã báo, hoặc thu phụ thu chưa từng báo
- Khách chuyển khoản nhưng ghi là tiền mặt
- Trả phòng xong không báo dọn, phòng trống mà không bán được
- Khách quá giờ nhận phòng mà không ai gọi hỏi
Câu tiếng Anh khi check-in, check-out
| Câu tiếng Anh | Nghĩa |
|---|---|
| Good evening. Do you have a reservation? | Chào anh/chị. Anh/chị đã đặt phòng chưa? |
| May I see your passport, please? | Cho tôi xem hộ chiếu của anh/chị được không? |
| Your room is 205, on the second floor. | Phòng của anh/chị là 205, ở tầng hai. |
| Check-out time is 12 noon. | Giờ trả phòng là 12 giờ trưa. |
| Breakfast is from 6:30 to 9:30. | Ăn sáng từ 6 giờ 30 tới 9 giờ 30. |
| How would you like to pay? | Anh/chị muốn thanh toán bằng cách nào? |
| Here is your receipt. | Đây là biên nhận của anh/chị. |
| Thank you for staying with us. | Cảm ơn anh/chị đã ở cùng chúng tôi. |
Làm quy trình này trên NamiOps
Đầu ca, dải "Hôm nay" cho biết có bao nhiêu khách đến, khách quá giờ nhận và khách đi. Khách đặt online chỉ cần đưa mã đặt phòng, lễ tân gõ mã vào ô tìm là ra đúng đơn. Nhận phòng: quét CCCD để điền thông tin khách, nhận phòng từ ô phòng theo từng bước. Tiền: mỗi khoản thu gắn vào hoá đơn của khách, có biên nhận, khách chuyển khoản thì có mã QR đúng số tiền. Nhận sớm hay trả muộn thì phần mềm gợi ý phụ phí, lễ tân chốt hoặc miễn. Trả phòng: thu phần còn lại và in hoá đơn, rồi giao việc dọn phòng. Trong phòng có mã QR: khách quét để nhắn lễ tân bằng tiếng của mình, không cần tải ứng dụng, tin nhắn tự dịch hai chiều.
Bắt đầu với NamiOps
Miễn phí · Dùng thử 21 ngày · NamiOps đang trong giai đoạn thử nghiệm.